Det er meget normalt at en person, der skal præsentere noget for et publikum, anvender PowerPoint til at give publikum noget visuelt. I disse PowerPoints kan man have grafer fra Excel og en masse andet data. De tilstedeværende har typisk et ønske om at få denne fil udleveret, så de slipper for at skrive at det ned, der står i filen. Det er der som regel ingen problemer i, og det er derfor man bør følge mit råd.

Det sker til tider at det emne der behandles er følsomt, og at graferne i præsentationen er bygget på et datasæt som helst ikke skal være offentligt tilgængeligt. Det er tidligere sket indenfor det offentlige at man har glemt, at PowerPoint gemmer datasættet for graferne sammen med præsentationen, hvorfor det kan tilgås af alle der sidder med filen. Meget uheldigt!

I stedet bør man, som den ansvarlige person man er, lave en PDF fil af disse slides i stedet for at smide selve filen ud på nettet. Det gælder i øvrigt alle typer filer, som modtageren ikke skal have mulighed for at redigere i.